電気工事店からの注文はいまも電話・FAXが中心。品番は「VVF1.6-2C」「4Cのケーブル」「いつもの分電盤」など略称・通称で書かれ、メーカーは100社超・規格の枝分かれも膨大です。受け取った注文をAIが読み取り→正式品番を自動特定→数量を拾い出し、事務員は確認するだけ。確定分は「②同時転記」で基幹へそのまま流します。
| 注文表記 | 特定した品番 | 数量 | 自信度 |
|---|---|---|---|
| VVF 1.6-2C 100m | VVFケーブル 1.6mm×2C 100m巻（住電日立） | 3巻 | 高 98% |
| PF管16 | PF管 呼び16 ミルフレキ（未来工業） | 10本 | 高 96% |
| スイッチB付 コスモ | Panasonic コスモワイド ほたるスイッチB (色柄要確認) | 8 | 中 74% |
| 分電盤 12+2 主幹50A | 候補2件 (日東工業／Panasonic 前回=日東) | 1面 | 低 46% |
いま受注1件を、基幹への入力・在庫の引当・出荷（ピッキング）指示・Excel売上台帳…と何度も転記していませんか。同時転記AIなら、受注確定の1アクションで必要な全システムへ自動反映。在庫が足りなければ即「④仕入先発注」へ、出荷が済めば「⑤請求」へ、後工程まで自動でつながります。
| 得意先 | 山手電気工事 様（CD:03127） |
|---|---|
| 現場 | 加東市 A様邸 新築電気工事 |
| 納品希望 | 明日 9/4 AM／現場搬入 |
| 明細 | VVF1.6-2C 100m ×3 ／ PF管16 ×10 ／ ほたるスイッチB ×8 ／ 日東 分電盤12+2 主幹50A ×1 |
| 出荷元 | 本社倉庫（加東） |
即日出荷は三和電気商会様の強みそのもの。だからこそ「受けた瞬間に在庫があるか」「無ければどこから手配するか」を止めないことが命です。受注が入るたびAIが在庫を引当て、発注点を切った品番を自動検知。3拠点（本社・加古川・姫路）を横断して在庫を融通し、足りない分だけ「④仕入先発注」へ自動で回します。
| 品番 | 本社 | 加古川 | 姫路 | 状態 |
|---|---|---|---|---|
| VVF 1.6-2C 100m | 58 | 22 | 15 | 潤沢 |
| VVF 2.0-3C 100m | 4 | 9 | 3 | 欠品目前 |
| PF管16 ミルフレキ | 140 | 60 | 40 | 潤沢 |
| ほたるスイッチB | 32 | 18 | 25 | 発注点割れ |
| 日東 分電盤12+2 主幹50A | 6 | 2 | 1 | 適正 |
| 絶縁ビニルテープ 19mm 黒 | 420 | 200 | 180 | 潤沢 |
| 業務用エアコン 天カセ5馬力 | 2 | 1 | 0 | 季節需要↑ |
欠品分・受注直送分の発注先はメーカー100社超。発注書の作成、納期回答の催促、入荷予定の管理が事務員に散らばっていませんか。AIが在庫と受注から発注をまとめて起票し、メーカーからの納期回答（FAX・メール）を読み取って入荷予定表を自動更新。回答が来ない先には催促を自動リマインドします。
| 仕入先 | 品番 | 発注日 | 納期回答 | 状態 |
|---|---|---|---|---|
| 住電日立 | VVF2.0-3C ×30 | 9/3 | 9/5 着 | 回答済 |
| Panasonic EW | ほたるSW ×100 | 9/3 | 9/5 着 | 回答済 |
| 日東工業 | 分電盤 ×2 | 9/2 | 未回答 | 催促中 |
| 三菱電機 | エアコン ×3 | 8/29 | 遅延 | 要確認 |
| 因幡電工 | 配管化粧カバー ×50 | 9/1 | 9/4 着 | 回答済 |
月初は請求書の発行、月末は入金の消込。「どの入金が、どの請求に対応するか」を通帳とにらめっこで突き合わせる作業は、件数が多いほど時間を食い、ミスも増えます。AIが売上台帳から請求書を一括作成し、ネットバンキングの入金明細と自動でマッチング（消込）。金額違い・入金なしだけを人が確認します。
| VVF1.6-2C 100m 他 8月納品分 | ￥299,000 |
| 消費税(10%) | ￥29,900 |
| 合計 | ￥328,900 |
ベテラン事務員の頭の中にある「通称と正式品番」「掛率」「あの得意先の納品ルール」。それを聞ける人が休むと業務が止まります。AI事務アシスタントは、基幹・在庫・過去の取引・メーカー価格表をまとめて参照し、自然な言葉の質問に、出典つきで即答。新人でもベテラン並みに動けるようになります。
| 通称→正式品番の変換 | 「いつもの◯◯」が誰でも引ける |
| 得意先ごとの掛率・条件 | 価格の聞き直しが不要 |
| 納品ルール・締め日 | 得意先別のクセを共有資産に |
| 代替品の提案 | 欠品時に「これで代用可」を即答 |
ここまでの①〜⑥は、バラバラの機能ではなく一本の業務の流れです。受注 → 在庫引当 → 仕入先発注 → 出荷 → 請求・入金消込。その各所で人が繰り返していた転記・照合・催促を、基幹をリプレースせずに裏側でAIとn8nが肩代わりします。